内定者フォローの事例を紹介！早期から着手して辞退を防ぐ！

こんにちは、ヤマチユナイテッドの山崎です。

ここ数年の就活事情を見ていくと、毎年のように新卒採用スケジュールが変更されてきたことによって採用担当者の負荷が増し、採用活動にかける費用、時間、人数も増加傾向にあります。

費用も時間もマンパワーも掛かる新卒採用で学生さんから辞退の申し出を受けることは、中小企業にとって非常に大きな打撃となります。

内定辞退のリスクに備えて企業側が何をすべきか、就活生の心理を読みながら考えていきましょう。

目次

1. 内定者フォローとは？フォローの目的や中小企業のシビアな現状
2. 内定者フォローの事例を紹介！内定辞退防止のための3ステップ
3. 内定者フォローの事例から押さえておきたいポイントは？
4. 内定者フォローの事例を参考に学生との信頼関係を築こう

内定者フォローとは？フォローの目的や中小企業のシビアな現状

内定者フォローとは、内定辞退を防いで入社後早期に活躍できるようにマインドセットなどを行うこと。

内定者にイベントや面談などを実施し、入社への動機付けを高めて入社後のギャップを減らすことで、早期離職を防止する役割も期待できます。

内定者フォローの目的や、中小企業の内定者フォローの現状などについて詳しく見ていきましょう。

内定者フォローの目的とは？

ほしい人材を必要な人数だけ確実に獲得する、これこそが内定者フォローの最大の目的です。

内定者フォローを行うと先輩社員や内定者同士の交流の場を作ることで仲を深めることができ、入社前の不安を相談することもできるので、内定辞退の防止につながります。

また、入社前から社風になじむことができるので入社後のギャップを減らすことも可能となるため、新入社員がすぐに離職してしまうことも防ぐことができます。

さらに、入社前から内定者研修や社内イベントに参加してもらうことで、入社後すぐに活躍できる環境を整えることも可能です。

昨今、学生の売り手市場が続いています。

多くの学生は複数の会社から内定をもらい、条件などを比較して入社先を選んでいる状況となっているでしょう。

自社の内定を辞退されないためにも、内定者フォローを実施するなど内定者への丁寧な対応が求められているのです。

内定者フォローが効いていない！？中小企業の現状

冒頭で書いたとおり、中小企業は採用枠が少ない傾向にあるだけに、1人でも内定辞退者が出ると採用プランそのものが狂うことも少なくありません。

例えば「3人の新入社員がほしい」からと3人に内定を出した場合、1人でも辞退すれば足りなくなり、だからといって4人に内定出しをして全員から承諾をもらえた場合、計画増となります。

このようなことがあるので、特に中小企業では内定出しのコントロールが難しいと感じています。

内定者フォローの事例を紹介！内定辞退防止のための3ステップ

では、具体的にどのような施策で内定者フォローを進めていくか、ヤマチユナイテッドの事例をご紹介します。

当グループでは、①選考中、②内定出し後、③内定承諾後 の3段階で内定辞退防止のフォローステップを組んでいます。

詳しく解説していきましょう。

ステップ①選考中

当グループの内定者フォローは選考中から始まっています。

リクルーターとの面談や選考面接でのフォロー方法についてご紹介します。

リクルーター面談

ヤマチユナイテッドでは、もっとも学生に近い目線で話せる入社1〜4年目の先輩社員にリクルーターとして動いてもらっています。

このリクルーター部隊が学生とコミュニケーションを取りながら入社度チェックを行い、信頼関係を築いていく仕組みです。

入社1〜4年目の社員をリクルーターに選ぶのは、当然理由やメリットがあります。

詳しくは「新卒の採用活動を若手社員に活躍してもらうのが一番良い理由」をご確認ください。

選考面接

選考面接は面接マニュアルに基づいて面接官の意識を統一し、学生の適性を図りながらも自社の魅力が相手にも伝わるように進行します。

人それぞれに個性は異なりますから、採用枠が少なくても、選考時期から一人一人に向き合ったコミュニケーションを実施して信頼関係を構築することを心がけましょう。

その際には可能な限り人事担当部署以外の協力を得るようにすると、より幅広い社員と学生との接触が図れますし、社風の理解、働くイメージの醸成にもつながります。

新卒採用活動の流れや採用担当の心構えについては、「新卒採用を成功させる7つのコツ！採用担当の仕事内容や心構えも」もあわせてご覧ください。

また、ここまでの各フェーズでアンケートを実施することにより、面接後のフォローから志望度チェック、競合企業の動きの把握に結びつくようにしています。

ステップ②内定出し後

内定を出す際や出した後も、細やかなフォローを心がけましょう。

合否は電話で伝える

最終選考の合否は必ずメールよりも電話で伝えること、ここは意外と重要なポイントです。

結果が出次第すみやかに連絡を取りましょう。

合格者には「あなたが必要」ということを明確に伝え、就活状況のヒアリングも同時に行います。

不合格でも電話で連絡することがおすすめです。

直接電話口で不合格通知をお伝えするのはこちらも辛いのですが、それでも電話で連絡することで、学生には会社に丁寧に対応してもらったという印象が残るようです。

当グループでは「先輩から良い会社だと聞いた」というクチコミから応募してくれる学生も多いですが、そうしたきめ細かな対応が功を奏しているのかもしれません。

ちなみに、最近は他社の内定辞退をしつこく促す、いわゆる「オワハラ」はあまり聞かなくなりましたが、ここでやってしまうと今までの自社PRが台無しです。

同期や先輩社員との交流の場

苦しい就職活動がようやく一息ついたところですから、内定者懇親会で内定者同士やリクルーター面談の担当者との交流の場を用意するのがこのタイミングです。

親御さんへのフォロー

大学生といっても今の時代は親御さんへのフォローも必要ですから、親元へ手紙や自社パンフレットを送付し、必要であれば説明会を開くこともあります。

ステップ③内定承諾後

無事に内定承諾を得られたら、内定者研修やイベントなどを実施するほか、内定者の不安や疑問に答えられる仕組みを作っておきましょう。

内定者研修・社内イベント

内定者研修や社内イベントへの参加を呼びかけることで、入社前の不安を取り除きつつ社風になじむ下地を作り、同期との仲を深める場を提供します。

当グループでは、どのような研修をすれば新入社員が良いスタートダッシュを切れるか、同期同士が入社前に仲良くなるにはどうしたら良いか、考えて研修プログラムを作ります。

詳しくは「内定者研修の目的。同期の結束が高まる内定者研修のポイント」もご覧ください。

採用担当が不安や疑問に対応

不安や疑問を持っている学生に対しては、人材育成や採用を担当している専門部署が窓口となっていつでもスムーズに対応できる体制を整えています。

不安は時間が経つほどに大きくなりがちですから、学生から「ここはどうなのだろう」と疑問や質問が寄せられたら極力速いレスポンスを返してあげてください。

早い段階から学生の不安に寄り添い、それを一つひとつ解消していくことが、内定辞退防止に大きな効果を発揮すると思います。

内定者フォローの事例から押さえておきたいポイントは？

採用活動の最後の仕上げとなる内定者フォローをいかにやりきれるかで、最終の内定承諾率が決まると言っても過言ではありません。

そのため、当グループでも内定者フォローには、様々手を尽くしています。

今回は、内定者フォローのポイントをご紹介します。

内定承諾前から行動する

一般的には内定式などで内定出ししてからフォロー策を展開する企業が多いのではないでしょうか。

私としては、それでは後手に回る可能性が高いと考えます。

内定出しをしたあとでできるフォローとしては、内定者向け懇親会、SNSでの情報共有、各種研修やグループワークなどがあります。

この時点でできることは案外限られていますし、就活生の側ではすでに心が決まっていることも多いので、いわば「時すでに遅し」。

ここを差し込まれて競合企業へ承諾となってしまうことが、一番の問題です。

就職みらい研究所が学生に行なったアンケートによると、就職確定先の入社意欲が高まった要因としてもっとも多いのは「面接など対面での選考」となります。

企業側は学生を見極めるために面接を行なっていますが、同時に学生側も企業の見極めをこの段階から始めているのです。

だからこそ、就活生が意思決定するより前に内定者フォローを開始する、選考フローの早期から辞退防止策を打ち出していくのが重要だと思うのです。

内定者の不安を理解する

効果的な内定者フォローのためには、内定者の不安な気持ちを理解し、解決してあげることも大切なポイントです。

内定者の不安を知るために、一旦現代の就活生のバックグラウンドを考えてみましょう。

1990年半ばから2010年頃までに生まれた彼ら・彼女らは、ジェネレーションZ（Z世代）と呼ばれます。

Z世代の特徴とされているのは「安全・安心を求めるリスク回避志向が高い」「偏見を持たない」「本質的なものに価値を置く」「デジタルネイティブ」。

就活に臨むにあたっては、この中でリスク回避志向が大きく影響を及ぼすものと考えられます。

マイナビ学生就職モニター調査が学生に行ったアンケートからは、入社予定先企業を決めてから「本当にここでいいのか」と不安を感じる学生が約半数いることが読み取れます。

その理由として挙げられるのが、「情報収集不足により入社後イメージがついていない」ということ。

現代の就活生はリスク回避志向でデジタルネイティブ世代である一方で、入社予定先企業や仕事内容の情報収集不足のため不安を感じています。

であれば、早いうちからこまめなコミュニケーションを図りつつ学生の不安を払拭していくことで信頼関係を築いていけば、安心して「この会社でやっていこう」と思ってもらうことができるのではないでしょうか？

内定者フォローの事例を参考に学生との信頼関係を築こう

どんなに良い会社を志望していても、長い人生を考えると「ここに決めちゃっていいのかな」と迷った経験がある人は少なくないでしょう。

就職は今後の人生を左右する大きな決断の一つですし、まして人生経験の少ない新卒であれば迷いが不安に変わっていくこともあると思います。

不安を内定辞退や早期離職につなげてしまわないためにも、内定者フォローを選考中からしっかりと行いましょう。

当グループでは、リクルーター面談や選考面接の段階から可能な限り人事担当部署以外の協力も得て、学生に社風への理解や先輩社員との関わりを持ってもらうようにしています。

選考結果を伝える際には電話で話し、同期や先輩社員との交流の場を設け、親御さんへのフォローも行なっています。

内定承諾後には内定者研修や社内イベントを開催し、不安や疑問があればすぐに解決できるよう体制を整えています。

内定者フォローは内定承諾前から行動し、学生の不安を理解することがポイントとなります。

ヤマチユナイテッドでは定期的に開催する「連邦・多角化経営実践塾」をはじめ、セミナーやワークショップでも経営のヒントを発信しています。

興味のある方はホームページでスケジュールをご確認ください。