リクルーターとは？新卒の採用を成功へと導くリクルーター育成マニュアル

こんにちは、ヤマチユナイテッドの山崎です。

将来、会社を支えてくれる人材を育てるにあたって、新人採用は非常に重要な経営戦略の一つ。

採用の現場では、自社が求める人材に近い新卒者へいかに魅力的に自社をPRできるかがポイントとなります。

できることなら人手もお金も惜しまずかけるべきところですが、すべての会社が大手のように外部から人を雇ったり、資金を投入したりすることがなかなか難しいですよね。

「それなら社内でやりくりして、無理なく効率的な採用活動を行いましょう」というのが今回ご紹介する「リクルーター制度」です。

どうぞご一読ください。

目次

1. リクルーターとは？
2. リクルーター育成の難しさや課題感とは
3. リクルーターマニュアル作成のススメ
4. リクルーターの意思統一を図る場「リクルーターキックオフ」の設定
5. 現場社員をリクルーターに育て上げ、学生のファンを増やそう

リクルーターとは？

企業によって「リクルーター」の定義はまちまちであるように思いますが、一般的には「採用活動を支援する人」という認識ではないでしょうか。

私としては、日本の新卒採用市場における「リクルーター」には大きく分けて2つあると考えています。

一つは「採用専門に活動する人」。

もう一つは「採用専門部署を支援する人」。

当グループは後者の感覚で、人材育成専門部署「HRD（Human Resource Development）」のスタッフ＋現場社員を「リクルーター」と位置付けています。

採用活動のフェーズを段階的に分けていくと、「計画→母集団形成→ファン化→インターンシップ→見極め→動機付け・定着」の流れになります。

この中でリクルーターに課せられた役割は、これも企業によって異なると思いますが、

「母集団形成（志望者集め）」「ファン化（自社の魅力を伝える）」「見極め（選考・内定出し）」「動機付け（内定者を繋ぎとめる）」の4つ。

当グループではここから「ファン化」「動機付け」に役割を絞り、この2つのフェーズで中心となって動いてくれる人たちを「リクルーター」と呼んでいます。

若手の現場社員をアサインし、学生さんにヤマチに興味を持ってもらう、好きになってもらうことを目的に活動してもらう。

「自社を魅力的に見せる」ことがうちのリクルーターの仕事です。

リクルーター制度のメリット

このスタイルのリクルーター制度のメリットは3つあります。

メリット①採用活動においてマンパワーが足りなくても補充ができる

リクルーター制度の場合は専任でなくとも現場の社員に動いてもらえるので、外部から人手を確保する必要がありません。

メリット②さまざまな価値観を持つ人が対応できる

リクルーター制度であれば、リクルーター専任の社員だけでなく、現場の社員も対応しますので、さまざまな価値観を持つ社員が対応することになります。

多角化していて採用する職種や業態が多い会社にとって、特にこのメリットは大きいです。

現場の社員は実業務を通じて得た経験を話すことができるので、学生さん側は就業イメージをより描きやすくなり「この会社で働きたい」と思ってくれる可能性が高まります。

リクルーターのバリエーションが増えることによって、採用成功率もアップするのです。

メリット③学生と年齢の近い若手に動いてもらうことができる

「次年度から新卒採用を始めよう」と決断した場合、幹部が採用担当として動くケースが多いと思います。

すると、たいていは学生さんより年齢がだいぶ上の方になるのではないでしょうか。

会社の状況によってはやむを得ない場合もありますが、リクルーターには学生さんと年の近い若手社員を任命するのがベスト。

そのほうが学生さんも話しやすく、自分が入社後に働く姿をイメージしやすいからです。

リクルーター制度が確立されていると、現場の若手を引っ張ってくることが可能なのです。

「会社説明会で若手社員が選ばれる理由とは？リクルーターのメリット」でも詳しく説明しています。

リクルーター制度のデメリット

リクルーター制度には、メリットがあればデメリットもあります。

デメリット①制度の立ち上げに非常にパワーがかかる

中小中堅企業でリクルーター専任の社員を置くことはまず不可能。

最初はどうしても兼任になりますし、兼任することに対して「現場の業務はどうする」と、社内から反発が出ることも予想されます。

「採用・育成は経営計画の一環であり、採用活動は重要な業務である」と社長が明言し、これを浸透させる必要もあるので、リクルーター制度の立ち上げにはなかなかの時間と労力を要します。

デメリット②リクルーターの意識統一がなされていないと機能しない

現場の社員を引っ張ってくるスタイルだと、リクルーターの意識統一が大切です。

採用担当者と同等レベルの知識を持ち、なおかつ会社が採りたい人材をしっかりと把握している人でないと、欲しい人物像に響く活動ができません。

デメリット③人数が多いと統制を取るのが大変

リクルーターの質にばらつきが出ないよう、ある程度の枠組み作り、ルール作りが必要です。

実際に活動が始まったら、学生さんとのやり取りから今後参考になるような事例を共有・蓄積する仕組みも作っておきたいところです。　

リクルーター育成の難しさや課題感とは

中小中堅企業においては、ある程度辞める人数を見越して多めに採用する大手企業と採用方法が異なり、長く一緒に働いてくれそうな人、将来的に経営を担ってくれそうな人を必要な人数だけ採用するやり方のところがほとんど。

そうなるとリクルーターの役割にも少し違いがあって、大手だとリクルーターを外部から手配し、とにかくパンフレットを配ってもらってプレエントリーを多く集めること、あるいは個別面接のスケジュール調整をすることだけを仕事としているケースも少なくありません。

なぜかというと、企業が採用にかける熱意と同じ温度感で自社の魅力や欲しい人材をリクルーターが語ること自体、難易度が高いからではないかと思うのです。

うちのように現場の社員をリクルーターに任命する方式を取る場合、自社のミッションやビジョンが社内に浸透しているのであればやりようはあります。

そうでないなら、「会社の将来を考えると今こそ新卒採用をスタートする時期だ」という世界観と、「そのためにこういう人材がほしい」という会社のニーズをリクルーターに理解させるのはそもそも難しいことなのです。

また、現場の社員は普段採用専任でないために、昨今の学生さんの動きや就職活動のフロー、自社の採用担当がどのように動いているかがわからず、スタートラインが揃わないのも悩みどころ。

実業務に忙しい半面、リクルーターとして活動する時間も確保してもらわなければなりませんし、採用活動に関わる知識の事前インプットも必要です。

さらに、現場で働くほかの社員の理解をなかなか得られないこともよくあります。

あとは個々の特性として、リクルーター候補となり得る若手の中で、話すことが苦手な子はけっこう多いと思うのです。

現場でバリバリやっていても、人前で何か話す、説得力のある話をする、相手の発言意図を汲み取る、わかりやすく物事を説明するといったことはまた別で、これらの能力を身に付けるのにも時間がかかります。

候補がたくさんいて「この子が適任！」と選べる環境なら良いですが、そういう人がいないときでも、リクルーター制度を立ち上げるには若手にそのための能力を付けてもらわなければなりません。

当グループのリクルーターに必要な要素としては5つを考えています。

1. 臨機応変に対応できる力
2. 質問の意図を汲み取る力
3. 会社についてわかりやすく順序立てて伝えられる力
4. 会社の代表として堂々とスピーチできる力
5. 採用に関わる情報を正確に伝えられる力

採用活動の現場では、学生さんからさまざまな質問が投げかけられます。

昨今は質問の内容も多岐にわたるので、臨機応変に対応していかなければなりません。

当然ですが、学生さんたちの大半はまだ社会人としての経験がありませんから、働くことに対するイメージを手探りで深めながら就職活動に臨んでいます。

だから実際に働く場面で「ここは大事にしたい」という軸がまだ形成されていないことが多いです。

そんな学生さんが「福利厚生はどのようになっていますか」と質問したら？

言葉通りに受け取ると「福利厚生を目いっぱい使いたい人なのかな」と思ってしまいがちですが、実際に気になっているのは働くときの環境だったり、親御さんとの兼ね合いだったり、ご自身の体調だったりするかもしれません。

長く働きたいからこそ各種手当や産休育休について知りたいと思って質問した可能性もありますよね。

リクルーターとしては言葉の表面だけ見て回答するのではなく、どういう意図で質問したのかを的確に汲み取って、わかりやすく順序だてて答えられる能力が必要です。

企業説明会などの場面では、自分一人で複数の人に向かって話す機会もありますから、堂々と自社の紹介もできなくてはなりません。

あとは当然ながら、募集要項をしっかり頭に入れておくことも必要です。

「初任給は？」「年金の有無は？」「自家用車あるいは運転免許の要不要は？」などと採用条件を質問されることは多いですから、採用担当を支援する立場としても知っておくべき。

学生さんからすると、「リクルーターAさんは詳しかったけれど、リクルーターBさんはまったく知らなくてガッカリ...」ということになりかねません。

そうなると、リクルーターの役割である「動機付け」がまったくできなくなってしまいます。

このように立ち上げはとても大変ですが、リクルーター制度を採用するだけのメリットは大きいですよ。

次の項目では効率良くリクルーターを育てるためのマニュアルについてご紹介します。

リクルーターマニュアル作成のススメ

リクルーター制度を立ち上げるにあたっては、マニュアルを一つ持っておくと良いでしょう。

リクルーターマニュアルを作成する際の要素をまとめていきますね。

前提条件の説明

うちのマニュアルは、自社のミッション、ビジョンを確認することから始めています。

自社が存在することの社会的意義や目指すべき目標を提示し、その目標を達成するために人材が必要であるということを、自社の理念体系と共に改めて確認するのです。

その上で「こんな人を採りたい」と「求める人物像」を提示します。

そして「リクルーターの役割」。

リクルーターの役割は企業によってさまざまですが、うちでは「ファン化」と「動機付け」をお願いしたいということを記載しています。

例えば、以下のような内容です。

「学生を選ぶのではなく、学生から選ばれるということを前提に考えてほしい」

「だからこそ見極めでなく引き付けを皆さんにお願いしたい（見極めは面接官の役割）」

「リクルーターには『1人でも多くのファンを作ること』『リクルーターは学生の憧れの的であること』を意識して手伝っていただきたい」

この部分は、リクルーターに何を目指して活動してほしいかを明確にするために重要です。

選考フローについて

新卒採用全体の流れの例をご紹介します。

母集団形成→トップセミナー（単独企業説明会）→選考→内定出し→入社

母集団形成の中で合同企業説明会やインターンシップの運営には、「リクルーターの引き付けがかなり重要となりますよ」とポイントを示しつつ、「この過程で◯人の学生と接触しています」というようなデータも入れ込んでいくと良いです。

あとは3月の本採用スタート以降の選考スケジュールをなるべく具体的に。

1次、2次、3次選考の時期などについてよく学生さんから聞かれますから、一覧できるようにしておきましょう。

「採用計画・育成計画の立て方とは？経営計画と紐づけるポイントも確認」もあわせてご覧ください。

引き付け方（学生への接し方と身だしなみ）

リクルーターの役割である「引き付け」をどのように行なってほしいかもマニュアルに記載しています。

まずは、学生さんと接する際に意識してほしいポイントは以下のとおりです。

• 笑顔で
• 話しかけやすい態度で
• 会社情報を正確に伝えられるよう事業内容の整理を
• 憧れの対象であることを忘れない 　など

「自分はあんまり就職活動を真剣にやらなかった（笑）」などとマイナスのワードは絶対口にしないでね、なんていうこともマニュアルに入れています。

次に身だしなみ。

一般的には清潔感のある服装、スーツが望ましいとされていますが、会社ごとに決めて良いと思います。

うちの場合、リクルーターが引き付け役であるからには服装で社風を表しても良いという考え。

ジャケット着用、ネイルは条件付きでOK、スニーカーNGなどの決まりはいくつかありますが、社内はフランクな雰囲気ですし、オフィスカジュアルで出社する社員が多いことから、リクルーターもスーツでなくオフィスカジュアルで良いことにしています。

合同企業説明会ではリクルーターのジャケットの色を明るめで合わせたりすることもありますね。

不動産会社さんのようにかっちりしたイメージだと紺やグレーのスーツを指定するとか、ベスト着用という会社が多いみたいです。

いずれにしても、服装も自社を表現する手段の一つですから、規定があるならしっかりマニュアルに記載しておきましょう。

学生からよく寄せられる質問

リクルーターには採用担当の代行として学生さんに接してもらうので、よく寄せられる質問と、採用担当による回答例をあらかじめ載せておくと、実際に現場で聞かれたときにスムーズです。

会社として問題ない回答であるかどうか、最終的に幹部にもチェックしてもらってください。

ヤマチユナイテッドは多角化しているので次の質問がとても多いです。

Q：「所属部署は入社してから決めるのですか？」

リクルーターは次のように回答できれば完璧。

A：「いいえ、1次選考のときに決めていただいた希望部署で選考を行います。

その後、内定時に配属部署をご本人にお伝えし、入社の意思確認をしています。

ただ、グループ内の部署異動があるため、入社後に部署が変わる可能性はあります。」

あとは勤務地とか、現役社員の出身大学の割合なども聞かれることがあるようです。

リクルーター制度を運用していくうちに「こんな質問もよく出る」というものが増えてくるので、マニュアルに都度追加するなど蓄積していくと良いでしょう。

リクルーター事前準備

採用活動に臨む前にやってきてほしいことをマニュアルに書いています。

次のことを自分の言葉で話せるようにお願いしています。

• 「自社のストーリーと会社の特徴」
• 「これまでのあなたのキャリア、仕事観について」
• 「あなたの仕事のやりがいについて」　など

内定後、学生さんごとに個別のリクルーター面談を行うことが多く、そのとき役に立つように自分の考えを整理してきてもらっています。

リクルーターにはだいたい各部署の優秀な若手など、学生さんが憧れる対象として引き付けの強い人を任命するので、「自分のキャリアや仕事内容、何年に入社して何を経験し、今どういう仕事をしているのか」をしっかり話せるようにしておいてほしいというのが一つ。

また、リクルーター面談は学生さん側の不安をヒアリングしながら一つひとつ潰し、自分自身のやりがいを通じて自社の魅力を伝える場でもあります。

「今は入社◯年目でここが楽しい。将来的にはここを目指している」ということを生き生きと伝えてもらえると、学生さんが入社後にどんなキャリアステップを描けるのかをイメージしやすくなるし、会社の印象も良くなります。

あとは、学生さんに向けて採用サイト（リクナビ・マイナビなど）やInstagramで採用情報を発信していきます。

ここでご紹介した項目について、記入していくだけで皆さんの会社専用のリクルーターマニュアルができ上がる書式を用意しました。

下のリンクからダウンロードできますのでご活用ください。

リクルーターマニュアル　ダウンロード

リクルーターの意思統一を図る場「リクルーターキックオフ」の設定

リクルーターの人数が3人以上いるのであれば、意思統一のために「リクルーターキックオフ」を設定しましょう。

うちだとリクルーター1人でだいたい5～6人の学生さんに対応するようなイメージで、新卒採用する部署の規模にもよりますが一部署2～3人ずつ。

ある年は、7部署から計15～20人のリクルーターに出てきてもらいました。

リクルーターキックオフの所要時間は1時間から1時間半くらいが目安。

リクルーターを全員集め、できれば社長や幹部にも参加してもらいます。

初めに15～30分ほど時間を取って、社長が採用に対する思いを講演。

次に、リクルーターマニュアルを配布して読み合わせをし、前項の「リクルーターの事前準備」で紹介した「自分の言葉で話す」ためのキャリア整理を10分間のワークとして行い、発表します。

うちのリクルーターは自分が所属する事業部の採用を支援する立場ですが、学生さんからは他の事業部の採用について聞かれることもよくありますから、ここでほかのリクルーターの発表を聞くと事業内容や魅力が入ってきやすいです。

そして、ぜひおすすめしたいのが、採用ロールプレイング。

マニュアルに入れた「学生からよく寄せられる質問（Q&A）」を活用しても良いので、学生さんから聞かれたらこう答える、みたいなことを20分～30分やると、ぶっつけ本番で向き合うより落ち着いて対応できるはずです。

リクルーターキックオフの流れとしては、以上で終了となります。

リクルーターキックオフのポイント

リクルーターキックオフのポイントは以下の3つです。

ポイント①リクルーターのモチベーションを上げる

リクルーターは、「自社のニーズにマッチする人材に対して、いかに熱を持って魅力を語れるか」が一番重要なので、このリクルーターキックオフは知識をインプットするだけでなく、リクルーター自身のモチベーションを上げてあげることを意識してセッティングしてください。

実業もある中で活動してくれるのだということも含めて、です。

だからやはり経営者自身が「採用は会社全体で取り組むのだ」と全社に伝えること、そして「リクルーターのみんなには期待しているよ」と言ってあげることも大切です。

ポイント②求める人物像を丁寧に説明する

どういう人材が欲しいか、なぜそういう人を求めているか、その背景は...といった求める人物像に関して、リクルーターに紙で丁寧に説明してあげてください。

ここの認識がズレるとリクルーターの活動が属人的で意味のないものになってしまいます。

ポイント③個人の連絡先を聞かれた場合の対応を伝える

採用活動を通じて、リクルーターが学生さんから連絡先を聞かれた場合、個人的な電話番号やメールアドレス、LINEやInstagramのアカウントを教えるのは絶対NG。

基本的に個別の連絡先は教えず、採用担当の連絡先を教えるように徹底しましょう。

うちではリクルーター面談にしても勝手にアポイントを取らせず、採用担当を通じて事前に予定を把握することにしています。

現場社員をリクルーターに育て上げ、学生のファンを増やそう

リクルーターとは、一般的には「採用活動を支援する人」。

私としては、日本の新卒採用市場における「リクルーター」は、「採用専門に活動する人」「採用専門部署を支援する人」の大きく分けて2つあると考えています。

当グループは後者の感覚で、人材育成専門部署（HRD）のスタッフ＋現場社員を「リクルーター」と位置付け、「ファン化」「動機付け」という2つのフェーズで中心となって動いてくれる人たちを「リクルーター」と呼んでいます。

リクルーター制度のメリットは3つ。

• 採用活動においてマンパワーが足りなくても補充ができる
• さまざまな価値観を持つ人が対応できる
• 学生と年齢の近い若手に動いてもらうことができる

デメリットも3つ挙げておきます。

• 制度の立ち上げに非常にパワーがかかる
• リクルーターの意識統一がなされていないと機能しない
• 人数が多いと統制を取るのが大変

リクルーター制度のマニュアルを作成する際の要素は以下のとおりです。

• 前提条件の説明（自社のミッションとビジョンの確認、求める人物像、リクルーターの役割）
• 選考フローについて
• 引き付け方（学生への接し方と身だしなみ）
• 学生からよく寄せられる質問
• リクルーター事前準備

リクルーターの人数が3人以上いるのであれば、意思統一のために「リクルーターキックオフ」を設定しましょう。

初めの15～30分で社長が採用に対する思いを講演。

次に、リクルーターマニュアルを配布して読み合わせをし「自分の言葉で話す」ためのキャリア整理を10分間のワークとして行い、発表します。

最後に採用ロールプレイングで終了となります。

リクルーターキックオフのポイントもご確認ください。

• リクルーターのモチベーションを上げる
• 求める人物像を丁寧に説明する
• 個人の連絡先を聞かれた場合の対応を伝える

中小中堅企業においては、いかに人手とお金をかけずに採用活動を行うかが悩みどころであり、とても重要な戦略です。

だからこそ、今回ご紹介したリクルーター制度とマニュアルを自社に合うようにアレンジしていただければ、次年度、次々年度からの採用活動がもっと効率的に進められると思うのです。

リクルーター自身も採用活動を通じて大きく成長した姿を見せてくれるはず。

そのためには、繰り返しになりますが、まず経営者が採用活動の重要性を説き、全社が積極的に協力できるようなムードを醸成することが第一歩です。

全員参加型の経営はヤマチユナイテッドの「システム経営」そのもの。

幹部の意思統一を図り、社員を巻き込んで会社を良くしていく方法はまだまだたくさんありますので、当グループが主催するセミナーや研究会の情報もチェックしてみてください。