メンター制度とは?制度を導入して新入社員の不安を取り除こう

社員が育つノウハウ

二瓶 百花
二瓶 百花

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こんにちは、ヤマチユナイテッドHRD(Human Resource Development)・採用チームの二瓶です。


人材育成と新卒採用を担当する私たちの部署では、新入社員のフォローも大切な仕事の一つです。

学生から社会人へ、環境も立場も大きく変化した新入社員の1年間は、毎日が刺激に満ちている半面、人知れず悩みを抱えたり壁にぶち当たったりする時期でもあります。


この時、彼ら・彼女らの支えとなり得るのが「メンター制度」です。

当社で言う「里親制度」の事例も交えながら、みなさんにそのメリットをお伝えしたいと思います。


目次

  1. メンター制度の特徴とは?OJT、エルダー制度との違いも解説
  2. 新入社員がスムーズな社会人生活を送るためにメンター制度が役に立つ
  3. メンター制度上手に運用するコツ、ルール
  4. メンター制度の困ったこと・良かったこと。ヤマチユナイテッドの事例
  5. メンター制度とは新入社員の心の支え。メンター選びが運用のコツ!

1.メンター制度の特徴とは?OJT、エルダー制度との違いも解説

メンター制度は、メンター・メンティー制度、あるいはメンタリングなどと呼ばれることもあります。

「メンター」とは指導者、助言者を意味する英語で、「メンティー」はその指導や助言を受ける者を指します。


企業では、年齢の近い先輩社員が新入社員などの若手の相談相手となり、会社になじみやすいよう導く制度として近年広まってきています。

メンター制度の特徴は、若手が悩みを相談しやすいように職種や部署が違う先輩社員とマッチングすることと、先輩社員は業務以外、例えば人間関係の悩みやメンタル面の悩みも聞くこと。

自部署内の人が相手だと仕事の悩みはなかなか口に出しづらいものなので、業務の指示命令が及ぶところから切り離すために、あえて他部署の先輩を選ぶのがポイントです。


当グループでは、メンター制度を「里親制度」という名で採用しています。

里親制度ではメンターを「親」、メンティーを「子」と呼びますが、おおまかな仕組みや目的自体はメンター制度と同様です。


先輩と後輩のペアリングで業務を進める取り組みはほかにもいくつかありますが、ここではOJTやエルダー制度とメンター制度との違いを明確にしておきます。

OJT(On the Job Training)

自部署の先輩によって行われる実務指導で、業務に直結するテクニカルスキル習得が目的。

エルダー制度(ブラザー・シスター制度)

先輩社員が業務上、生活上の相談相手になるという点ではメンター制度とよく似ているが、こちらでは自部署の先輩がつき、実務指導も行う。

2.新入社員がスムーズな社会人生活を送るためにメンター制度が役に立つ

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当社の里親制度の考え方と照らし合わせると、メンター制度のメリットは新入社員が業務以外のことでも相談しやすい環境を得られるということ。

うちは元々面談制度がたくさんあって、例えば定期的な上長面談なら業務指示や成長促進を目的としています。

ですが当然ちょっとした不満や不安、悩みを相談できるような場ではありません。

里親制度は私が入社する以前、10年くらい前には始まっていて、おそらく新入社員がスムーズに社会人人生をスタートできるようにと採用されたと思います。

里親制度では月1回は面談するよう定めています。

特に悩みがなくても気にかけてくれる先輩がいることで会社になじみやすくなるとか、相談相手がいる安心感が得られるといったメリットもあります。


メンター(親)となる側にとっても新入社員と関わることで自発性や責任感が高まり、いずれ管理職に就いた時にはこの経験を生かせるでしょう。

一方で、通常業務のほかにメンターとしての役割を果たすための時間を取らなければならないので、その分負荷がかかるというデメリットはあります。


メンティー(子)に関しては、メンターとの相性によっては信頼関係を築くのに時間がかかる、あるいは同期と比べた時に不公平だと感じる場合があると言われることもあります。

ですが、これらはメンターの選定を慎重に行えば避けることができます。

ここは重要なポイントなので次項で詳しく説明します。

3.メンター制度を上手に運用するコツ、ルール

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メンター制度の流れは、子に合わせて親を選定→面談(当社の場合は月1回、4月〜翌年2月の約1年間)→報告書提出→次回の日程調整...となります。

この制度をうまく運用するには、メンターの選定が非常に重要なポイントとなってきます。

どんな人をメンターに選定すべき?

理想としては「いいところを伸ばしながらも締めるところは締め、指導教育ができる人」。

なおかつ「優しくて共感能力の高い人」「面談の報告書などの記入・提出をこまめにやってくれる人」...と、すべてを備えた人を選び出すのはなかなか大変なんです。


子とマッチングする際は、他部署の人をつけるのは前述の通りですが、当社のように事業の幅が広い場合は相手の業務内容すらよくわからないような「遠すぎる」関係だと逆効果。

せめて普段どんな業務をしていてどんなことで悩んでいそうか察知できる範囲内、同じ事業部内の違う部署あたりが適していると思います。

そして、会社の規模が大きければ大きいほど、選出方法もきちんと決めておくべきです。

当社の場合、以前は私自身のネットワークを使って信頼の置ける人にと相談し、意見を聞いて親となってもらう人を決めていました。

新卒者は毎年20〜25人採用しますから、同じ人数のメンターを私1人でそろえるんです。

そうすると事業部長クラスや役職についている人たちが里親制度に興味関心を持たなくなっていきました。

「HRDで管轄しているから大丈夫だろ」という感じ。

本来なら自事業部内から里親を選び出すことをきっかけに、子となる新入社員にも関心を持ってもらいたいんです。

「この子こういうタイプみたいだから誰をつけよう」と検討しながら、新入社員の今後の成長についても初期段階から考えるいいタイミングになるはずなのに...。

そう思ったので、今年はうちの部署の清野に「各事業部に、里親選定を依頼する書類を作って」と頼んで配りました。

依頼のポイントは清野からご説明します。

メンター候補にはどうやって依頼する?

HRD・採用チームの清野です。

今回は「こういう人に里親になってほしい」という条件を提示した上で、各部署に選定を依頼する書類を作りました。

まずは新入社員の成長促進を目的とし、業務上またはその他の疑問や不安を解決する場を作りたいということを説明。

また、子と性格や考え方が似ていて年次が少し離れているといった選出基準、親の業務として面談の実施や報告などをお願いしたいことなどをA4用紙1枚にまとめました。


ほかの企業さんだとメンター制度の運用は年次のかなり高い人が仕切るところもあるようです。

ですが、HRDはグループ全体をフラットに見渡すことができる半面、上から「これをやれ」と言える機関ではないこと、加えて私は18年入社の若手なのでけっこう気配りもしています。

里親となる人にもまたいろいろとお願いをしなくてはいけないのですが、コツは相手によって手法を変えることでしょうか。

詳細まで詰めてからお知らせしたほうがいい人には、具体的な内容を示した書類を作ってガチガチに固めます。

逆にトークベースで疑問を解消しながら進めたほうがいい人には、個別にメッセージで何度かやり取りしてから「資料作ったので見てください」と後出しにしたり。

社内で誰がどういうふうに日々働いていて、社内でどういう立場でどういう性格なのかがわかっていないと難しい仕事だと思います。

社内調整の役割が一番大変ですから、もしみなさんが里親制度を採用するなら中立的な立場で社内を見渡せる人を仕切り役にするのが賢明です。


書類に関しては、面談後に提出する報告書も事前に用意するといいと思います。

報告書には毎月必ず聞くべきことをいくつか準備しておきます。

そうでないと、だんだん話すことがなくなってきてせっかくの里親関係も希薄になっていきます。

当社の報告書には、子に対して以下のような質問項目を記載しています。

  • 先月の振り返り
  • 先月の仕事で一番頑張ったこと・もっと頑張りたいと思っていること
  • 仕事に対するやりがいは感じているか(現状のモチベーション)

...など。

ほかは何を話してもかまいませんので、せっかくの場ですから、親は悩みを聞いたりする以外にも話が広がりそうなトピックを用意して臨んでもらっています。

4.メンター制度の困ったこと・良かったこと。ヤマチユナイテッドの事例

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二瓶から当社の里親制度の事例をご紹介します。

先に困った事例ですが、メンターでは処理しきれない案件が出てきたということが一度ありました。

里親と子の信頼関係が深まった頃、子が打ち明けた悩みがなかなか深刻で人事に関わる話になりそうだと...。

子は上長に報告しないでほしいと言うし、それでも親はなんとかしてやりたいと思うので心理的負担もかかります。

この時に親が正式なルートではない手段で変に動くと社内の混乱のもととなりますが、こういう案件はすべてHRDに内密に教えて、と言っておけば解決できることなんです。

みなさんの会社でも、メンターの手に余る案件が出てきた場合に対応できるよう、きちんと道筋を示しておくことが必要です。


次は清野が対応したよかった事例です。

以前のペアで、子が親に「里親面談ってなんでやるんですか?意味ありますか?」と聞いたのだそうです。

子がちょっと頭が切れるタイプで、毎回30分から1時間も時間取られて面談して、悩みもないのに毎回悩みがないか聞かれるのがうっとうしいと思ったのでしょう。

でも、里親期間が終わる時、彼は「やっぱりこの面談あってよかったです」って。

実は、親が子を社内で見かけた時に業務のことで悩んでいるのではと察知して、子にいろいろと聞いてアドバイスしたことがプラスになったと感じたみたいです。

子は壁にぶち当たらないと、この制度の良さを感じないと思います。

でもたいていは実業務が忙しくなる8月辺りに息詰まる子は多くって、そういう時に自部署の先輩以外の人が気にかけてくれているというのでだいぶ心にゆとりが生まれます。

子本人には言わなくても、親が子の部署のメンバーに「なんかへこんでるらしいからみんなでバックアップしてあげて」と助言してくれたりしたらうれしいですよね。

部署が違うので一緒に仕事をすることはなくても、その後も関係が続いていくパターンは多いみたいですよ。


私自身が新入社員の時はフランチャイズ事業部の人が親としてついてくれました。

その人が事業部内で私の名前を出してくれたことでほかの先輩からも声をかけてもらえるようになって、輪が広がるきっかけになったのがよかったなぁと今でも思います。

5.メンター制度とは新入社員の心の支え。メンター選びが運用のコツ!

メンター制度、里親制度がなければ、職場では同期とその事業部の先輩というつながりしかありません。

そのつながりが、メンター制度によって事業部を超えた範囲へ広がっていくのがすごくいいし、最後の砦として相談できる相手がいるだけで全然心の持ちようも違います。


誰をメンターに選ぶか、どのようにお願いするかなど、事前の準備は本当に大変ですが、それでも採用する価値はあるはずですよ。


新人研修やOJTで仕事の能力やスキルを向上させることも大切ですが、上司や同僚とは別に、気軽に相談できる相手をつくることも大切です。

新入社員のサポート制度として、活用してみてはいかがでしょうか。


今回ご紹介したメンター制度(里親制度)を運用するHRDのお仕事は「人材開発の役割とは?HRD部門がつくる未来の組織と手法について」でも詳しくお話しています。

こちらも参考にしてみてくださいね!


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