会議や会議体の見直し方とは？業績向上につながる会議設計を解説
組織・給与制度
こんにちは、ヤマチユナイテッドの山﨑です。
コラムを読んでくださっている皆さんの会社では、普段どんな会議を行なっているでしょうか？
中小企業の皆さん、そしてヤマチユナイテッドが主宰する「連邦多角化経営実践塾」の参加者の皆さんから、非常によくお聞きするのが「会議の悩み」。
自社の課題についてアンケートを取ると「会議運営について悩んでいる」という声が多く寄せられます。
数名規模の会社であればコミュニケーションも円滑ですが、これが10名、20名、さらに100名超の会社になってくると、会議運営の難しさを感じるケースも増えてくるでしょう。
自社の会議・会議体に対して疑問を感じるようになってきたなら、会議を見直すタイミングです。
会議や会議体の見直しは、社員エンゲージメントの向上だけでなく、意思決定のスピードや業績改善にもつながります。
このコラムでは、会議設計の考え方や、会議体を見直す具体的な手順などを解説しますので、ぜひご一読ください。
目次
会議や会議体の見直しをする必要性とは？社員エンゲージメント・生産性との関係
組織において会議は、意思決定や情報共有を行う非常に重要な場です。
多くの企業で、階層別、目的別にさまざまな会議が設けられているのではないでしょうか。
一方で、近年では「無駄な会議が多い」「会議時間が長い」といった課題を感じる企業も増えています。
会議は情報共有や意思決定に欠かせない一方で、目的が曖昧なまま開催されると、生産性の低下につながる可能性があります。
会議の進め方によっては、社員のモチベーション低下につながるケースもあります。
「そんなことがあるだろうか」と思われるかもしれませんが、「発言しづらい」「結論が出ない」「時間ばかり長い」といった会議が続くと、社員のエンゲージメントにも影響を与えかねません。
だからこそ今、会議や会議体そのものを見直すことが求められているのです。
会議の意義とは？会議の見直しの際に押さえるべきポイント
会議の意義を見直すなら、次の5点を実行できる会議であるかを確認しましょう。
①情報共有と透明性
会議は情報共有を通じて、 組織の透明性を高める役割も担っています。
会社全体で考えたとき、各会議の目的や構成がどう設計されているのかという階層図を明確に整えておくことが大切です。
社員が組織の方針や目標に対して理解を深め、自身の仕事がどう影響するかを理解できるようになると、エンゲージメントが向上します。
②コミュニケーションと関係構築
会議は、リーダーシップやメンバー間のコミュニケーションを促進する関係構築の場でもあります。
良好な人間関係が築かれると、社員は組織により貢献しやすくなり、エンゲージメントが高まります。
③参加者の意見とアイデアの尊重
会議が参加者の意見やアイデアを尊重し、フィードバックを求める文化を築くことで、社員は「自分の声が聞かれている」と感じやすくなります。
積極的な会議への参加や貢献が奨励される環境が、社員のエンゲージメント向上に寄与します。
④行動計画とフォローアップ
会議での行動計画やフォローアップがしっかり行われると、社員は自分の仕事の進捗や成果を把握しやすくなります。
進捗が見えることでモチベーションが向上し、エンゲージメントが増します。
⑤変化管理と関与
会社に大きな変化がある際、関連する情報を会議で共有し、社員が変化にどのように関与できるかを示すことが重要です。
これによって、社員は変化に対して前向きな姿勢を持ち、エンゲージメントが維持されます。
会議運営でよくある困り事とは？
経営陣の皆様からご相談をいただく中で「会議運営のお悩み」を聞き取っていくと、先に挙げた「②コミュニケーションと関係構築」の問題が大半を占めるのではないかと感じます。
会議運営の困り事としてよくお聞きするのは、以下のような内容です。
会議の時間が長い
議論が脱線する
意見が出ない
強い人の意見に偏りがち
雰囲気が悪い
会議の目的が不明瞭で結論が出ない など
いかがでしょう、皆さんの会社でも思い当たることはないでしょうか？
これらの状態が続くと、会議参加者のモチベーション低下につながる可能性があります。
「うちの会議ってこうですよね」という不満の声が出てくる段階は、まだ改善の余地があります。
一方で、それすら出なくなってくると、さらに深刻な状態といえるでしょう。
加えて、業績や経営課題に関するプロジェクトで成果が出ていないとき、コミュニケーションが不足している会社では、上層部からの発破が現場社員のモチベーションをさらに低下させるという悪循環を生みがちです。
「コミュニケーションに課題がありそうだ」「社員のモチベーション低下につながっているな」と察知したときこそ、会議を見直すタイミングかもしれません。
「会議で意見が出ない」とお困りの方は、こちらのコラムもあわせてご確認ください。
会議で意見が出ない原因。意見を引き出す「ワーク型経営会議」とは？
会議体は業績にも関係！目的別分類と業績向上につながる会議設計
「会議は多いのに、業績につながっている実感がない」といった声をいただくことがあります。
その背景には、会議の目的や設計が整理されていないケースが少なくありません。
会議・会議体の見直しは業績にも関係している
ヤマチユナイテッドでは、会議は会社の経営の良し悪しと密接に関係し、業績に大きな影響をおよぼすと考えており、経営における重要な取り組みの一つとして位置づけています。
特に「組織の設計」と「会議の設計」の2点は、業績との関連性を見過ごせません。
組織の設計とは、人材配置や役割設計も含め、社内の人材や事業をどのように構成していくかということです。
人材開発と言い換えても良いでしょう。
会議の設計とは、どんな目的の会議をどんな頻度、どんな参加者で行うかということ。
この2点がうまく紐づいていると、業績に関するPDCAが回りやすくなります。
ヤマチユナイテッドでは、管理会計を取り入れて数字をオープンにし、部門別営業利益管理を行なっています。
各部門の収益状況が「実質儲かっているか」「儲かっていないか」を把握できる状態にしているので、ある事業を伸ばしていくというのであれば、それを一部門として組織構成をしたほうが良いというのが組織の設計。
これが土台で、それぞれの部門別の会議と会社全体の会議をどう構築し、結びつけるかが会議の設計となります。
ヤマチユナイテッドが企業様から業績改善に関するコンサルティングを依頼された際は、以下の内容を必ず事前に情報を確認させていただきます。
企業様の組織構成
コンサルティングを依頼された方（または講義や研修に参加される方）の立ち位置
会社全体の会議にはどのようなものがあるか
組織の設計と会議の設計がうまく紐づき、業績に関係するアジェンダが適切にセットされていれば、業績向上につながりやすくなります。
会議の目的別分類と業績向上につながる会議設計
会議を効果的に運営するためには、「何のために集まる会議なのか」を明確にすることが出発点です。
目的が曖昧なまま開催すると議論が脱線しがちですが、目的や役割を整理し、それぞれに合った設計を行うことで、意思決定のスピード向上や業績改善につなげることができます。
情報共有会議
各部署や担当者の進捗・課題・方針などを共有することを目的とした会議です。
ただし「報告の読み上げ」になると価値が薄れるため、短時間で必要な情報を共有できる設計が求められます。
意思決定会議
経営判断やプロジェクト方針など、組織としての結論を出すための会議です。
必要なメンバーに絞り、判断材料を事前共有しておくことで、スピーディな意思決定につながります。
幹部会議や経営会議の役割、ヤマチユナイテッドの会議体系について詳しく知りたい方は、こちらのコラムもご覧ください。
幹部会議（経営会議）とは？意思疎通を円滑にするヤマチの会議体系も確認
アイデア創出会議
新商品開発や業務改善、新規事業などに向けて自由な発想を出し合う会議です。
「否定しないこと」が重要で、すぐ評価・否定すると発言しづらい雰囲気になります。
完成度より量を重視し、多くの意見を出した上で整理・検討していくのがポイントです。
組織設計と会議設計を連動させることのメリット
会議は組織構造と密接に関わっています。
「どの階層で、何を決めるのか」を明確にし、経営層・管理職・現場それぞれの役割に応じて会議を整理することで、組織全体の動きがスムーズになり、不要な会議や重複した議論も減らせます。
業績向上につながるアジェンダ設計
アジェンダが曖昧な会議では議論が脱線しやすく、時間だけが長引きがちです。
「この会議で何を決めるのか」を明確にし、目的や決定事項を整理した上で資料を事前共有しておくことで、議論に集中しやすくなります。
会議は開催すること自体を目的にしないよう意識することが大切です。
ヤマチユナイテッドの会議構成をご紹介
ここで、ヤマチユナイテッドの会議構成についてご紹介します。
図の左側で示している通り、各事業部では「カンパニー経営会議」が行われています。
ヤマチユナイテッドは部門別で営業利益管理を行なっていますから、カンパニー経営会議で業績を週次でチェックし、月次（月単位）でまとめた報告が、次の「事業部経営会議」へ上がっていきます。
この次に行われる会議が法人ごと（グループ各社）の各社経営幹部が出席する「各社経営会議」、そしてグループオールの法人も入ってくる「HQ（ヘッドクオーター）会議」へ進みます。
最終的に、このHQ会議で共有した情報が、翌週をめどに全社向けの「オンライン朝会」に反映されるという仕組みです。
ヤマチユナイテッドで住宅販売を手がけている「ジョンソンホームズ」を例に挙げます。
カンパニー経営会議の「カンパニー」とは各ブランドを指し、新築事業部であれば「インターデコハウス」「COZY」「インゾーネの家」「ナチュリエ」「アメカジ工務店」「アーバンアウトドアハウス（URBAN Outdoor HOUSE）」の各ブランドメンバーによる会議が「カンパニー経営会議」にあたります。
この流れで行くと「事業部経営会議」は新築事業部の会議で、各ブランドのカンパニー長と事業本部長が参加します。
「各社経営会議」はジョンソンホームズの会議で、新築事業部、Rデザイン事業部、インテリア事業部といった社内の各事業部のトップが参加します。
HQ会議にはジョンソンホームズだけでなく、グループ法人の事業本部長プラス役員、そして社長と常務が加わります。
HQ会議は、単なる情報共有ではなく、グループ全体の方向性や将来戦略を考える重要な場でもあります。
ヘッドクォーター会議の役割については、こちらのコラムで詳しく解説しています。
ヘッドクォーター会議とは？会社の未来を考える会議、できていますか？
ヤマチユナイテッドの会議構成の階層を視覚化したのが以下の図です。
このような構成で、アジェンダも固定で設定し、ヤマチユナイテッドでは上意下達も、現場からの課題抽出もスムーズにできるように設計しています。
アジェンダの具体例
コンサルティングのお客様からは「アジェンダも知りたい」という声が多いので、過去のものですが参考までに、皆さんにも公開しますね。
プロジェクト報告＆質問
クレーム情報の共有
人事情報の共有（入退社情報、 人事異動情報とその理由や目的の確認）
スタッフのモチベーション、 気になる社員はいないか
募集、採用活動情報
業績把握（部門別単月業績、 部門別累計業績、 決算予測の確認）
課題抽出、把握（対策アイディア出し）
来期経営計画について (反映させるものはあるか）
例えば、ヤマチユナイテッドではカンパニー経営会議の固定アジェンダに「新規事業案を出す」が入っているので、会議のたびに新規事業案を用意していかなければなりません。
同じように、業績報告を固定アジェンダとしてセットしてしまえば、進捗状況を確認せざるを得ないので強制的に報告もまとめてもらう形になります。
さらに、対策立案もしてきてもらうので、管理職育成にも大きな効果を上げています。
会議体の見直し手順を具体的に解説
「会議の見直しに着手したい」という方のために、会議を見直す際の手順を紹介していきます。
①会議一覧表を作成する
自社で行われている既存の会議を全てリストアップし、それぞれに以下を記入します。
目的
主要テーマ
課題
アジェンダ
参加者
開催方式（リアルorオンラインなど）
開催日
ファシリテーター（あるいは書記）担当者
会議の役割を明確にすることで、社員も会議を自分事として捉えやすくなります。
加えて、開催頻度や所要時間も整理しておくと良いでしょう。
一覧化することで、「毎週行なっているが、実質的に情報共有だけになっている会議」や「参加人数が多すぎる会議」など、改善すべきポイントが見えやすくなります。
②会議を分類する
リストアップした会議を種類に応じて分類してください。
例えば、全体朝礼や経営計画発表会など全社員を対象としたものは「情報共有」、上層部が集まる会議は「意思決定」という分類になるでしょう。
ヤマチユナイテッドのように多角化している企業では、縦横斜めの情報共有に加え、部門横断の情報共有も必要になるため、事業部別・部門別といった分け方も考えられます。
斜めの情報共有の例として、コスト削減や効率化のためにグループ全体でIT関連を統一し、横断的なITプロジェクトを立ち上げるケースの場合、これに関わる会議は「機能別」のところに分類されるでしょう。
また、「アイデア創出」「問題解決」「人材育成」など、目的ごとに分類してみるのもおすすめです。
会議の役割を整理することで、「この内容ならチャットで済むのではないか」「この会議は別の会議と統合できるのではないか」といった見直しもしやすくなります。
③全体のバランスをチェック
会議を分類し一覧化できたら、一つの分野だけに偏っていないかどうか確認を。
意外と意思決定の会議ばかりであったり、情報共有の会議が極端に少なかったり、ブレインストーム（ブレインストーミング）でアイデア出しをする会議が不足しているケースも考えられますが、各分野にバランス良く会議が設計されていることが理想です。
④会議の種類と運営を見直す
一覧表をもとに、会議の内容を見直し、場合によっては要・不要も検討していきましょう。
以下の4点をポイントとして進めてください。
ポイント（1）課題感に対応する会議が設置されているか
会議は本来、経営課題を解決するためのものとして設置されているはずですから、自社の課題感に対してきちんと会議が設計されているかという点をチェックしましょう。
できれば、一覧表作成の前段として先に課題を抽出しておくともっと良いと思います。
ポイント（2）不要な会議はないか
定例会議だからと惰性的に集まっているけれど、それは本当に必要な会議でしょうか。
毎回更新されない情報が上がってくるようなら、開催頻度を見直すべきかもしれません。
単なる連絡や報告であれば、メールやチャットツールで代替できるケースもあります。
会議を減らすこと自体が目的ではありませんが、「会議で行うべき内容」に時間を使えるよう整理することが大切です。
また、参加者が必要以上に多いと発言機会が減り、会議が長時間化しやすくなります。
会議の目的に直接関わるメンバーに絞ることも意識してみてください。
ポイント（3）各会議の運営方法は適切か
リストアップした会議に併記した項目についても見直しを。
例えば「開催方式」に関しては、コロナ禍以降、オンライン会議が広く定着しましたが、会議によってはオンラインのほうが効率的な場合もあれば、対面のほうが議論が深まりやすい場合もあります。
目的に応じて使い分けることが重要です。
また、会議中は進行役やタイムキーパーを設定しておくと、議論の脱線や長時間化を防ぎやすくなります。
特定の人だけが話し続けるのではなく、参加者全員が発言しやすい進行を意識することも大切です。
ポイント（4）アジェンダを見直す
アジェンダは、会議の成果に大きく影響するといわれています。
各会議の目的やテーマ感にフィットしたアジェンダが入っているか、いま一度見直しましょう。
⑤会議前に見直すべき準備項目
会議の質は、始まる前の準備によって大きく左右されます。
例えば、以下のような点を事前に確認しておくと、会議がスムーズに進みやすくなります。
会議の目的が明確になっているか
必要な参加者だけが招集されているか
アジェンダや会議資料が事前共有されているか
決定事項と相談事項が整理されているか
会議時間が適切か
⑥会議中の運営改善ポイント
会議中は「時間」「発言」「結論」の3つを意識すると改善しやすくなります。
時間管理が曖昧だと議論が広がりすぎるため、進行役が整理しながら進めることが大切です。
発言者が偏らないよう意見を引き出す工夫もしつつ、最後に決定事項や次回までのアクションを確認することもおすすめします。
なお、「発言しなければならない」という空気が強すぎると、かえって意見が出にくくなることもあります。
主体性を引き出す会議づくりについては、こちらもあわせてご覧ください。
⑦会議後のフォローアップ改善
会議後は「誰が・いつまでに・何を行うか」を整理して共有することが大切です。
会議中に決まった内容が実行されなければ、どれだけ良い議論をしても成果にはつながりません。
そのため、会議後は議事録を作成し、決定事項・担当者・期限を共有しましょう。
次回会議では前回の決定事項の進捗確認を行うことで、会議が「話し合いだけの場」になることを防ぎやすくなります。
こうした会議後のフォローアップを積み重ねることが、社員のモチベーション向上やエンゲージメント向上にもつながると考えています。
会議をより活性化させる方法について詳しくは、こちらのコラムでもご紹介しています。
会議をより活性化させるには？マンネリ化の改善方法と設計方法を紹介
社員への共有と会議のルール設定
会社の全体像の中で「会議の立ち位置・目的・頻度・時間・アジェンダ」について、しっかり嚙み砕いて説明しておきましょう。
そうでないと会議の参加率も上がらず、発言もなくただ座っているだけで「時間が長いわりに何も決まらない」と感じた社員のモチベーションは下がる一方です。
会議に関するお悩みは中堅の幹部社員からいただくことが多く、経営者自身も「自分ばかりしゃべっているな」と感じることがしばしばあるといいます。
部下側も発言しにくい雰囲気を感じていたり、「発言したところで何も変わらない」と思っていたりするケースも少なくありません。
経営者・部下がともに会議運営に疑問を抱いているからこそ、階層ごと・部門ごとに、社員みんなで会議の要る・要らないを話し合って精査し、「この会議は必要だよね」と納得した上で進めていくのが一番良いと思います。
だからこそ、会議のルールも決めることをおすすめします。
例えば、「資料は事前に配布し、参加者は目を通した上で会議に臨む」「事前にアイデアを練ってから参加する」「議事録はいつまでに発報する」など。
こうしたルールの中でも、特に徹底して欲しいことは「会議に欠席・遅刻をしない」ことです。
中小企業で働く皆さんは忙しいので、会議の欠席、遅刻、ドタキャンなどが発生しがちですが、それが常態化してしまうと、会議の運営や意思決定に支障が出やすくなります。
もしやむを得ず欠席や遅刻の可能性がある場合は、リスケするか、代理を立てて委任する。
そのための調整や依頼は、欠席・遅刻する本人が行うことを徹底しましょう。
「会議は組織運営における大事な業務の一つである」という認識を、ぜひチーム全体で共有してください。
会議や会議体を見直して活性化すれば、エンゲージメントも業績も向上する！
ヤマチユナイテッドでは、会議は会社経営の良し悪しと密接に関係し、業績に大きな影響をおよぼすものだと考えており、非常に重要視しています。
会議の意義を改めて整理すると、以下の5点を実行できる場であることが求められます。
情報共有と透明性
コミュニケーションと関係構築
参加者の意見とアイデアの尊重
行動計画とフォローアップ
変化管理と関与
「コミュニケーションが不足しているな」「会議に参加するモチベーションが下がっているな」と察知したときこそ、会議の見直しのタイミングです。
組織の設計と会議の設計がうまく紐づき、業績に関係するアジェンダが適切にセットされていれば、業績向上につながりやすいと考えられます。
会議の見直し手順は、以下のように進めると良いでしょう。
会議一覧表を作成する
会議を分類する
全体のバランスをチェックする
会議の種類と運営を見直す
会議前の準備項目を見直す
会議中の運営を改善する
会議後のフォローアップを改善する
社員が元気に発言して、会議を活性化するためには、会議の目的や構成を現場まで浸透させることが欠かせません。
「会議に欠席・遅刻をしない」ルールは特に徹底し、「会議は組織運営における大事な業務の一つ」という意識を共有することも大切なポイントです。
社員自身が会議を「必要で重要である」と認識することが、モチベーションアップやエンゲージメント向上の土台になります。
自分事として捉えてもらうためには、会議の仕分けに参加してもらうこと、会議に参加した意義を感じられるようにフィードバックやフォローアップをしっかりと行うことが大事です。
ヤマチユナイテッドの会議は、以下の図のように上の階層へ上がっていきます。
固定アジェンダに業績報告を含め、進捗状況の管理だけでなく、対策立案についても継続的に検討する仕組みにしているため、業績向上だけでなく管理職育成にもつながっていると感じています。
ヤマチユナイテッドでは、経営に役立つ経営セミナー・イベントなども随時開催していますので、きっとたくさんのヒントが見つかります。
興味があるイベントがありましたら、ぜひご参加ください。
SHARE! この記事を共有する
Authorこの記事の著者
株式会社ヤマチマネジメント｜経営支援事業部｜カンパニー長
山﨑 舞
人材総合サービス会社の営業部勤務を経て2018年(株)ヤマチマネジメントへ入社。前職では採用広告サービスの販売営業部で戦略スタッフとして企画・販促・アシスタント業務を担当。その際、元々取引先だったヤマチユナイテッドの社風やミッションに惚れ込み、転職を決意。現在は経営支援事業部で企画・運営を担当しつつ、営業推進チームリーダー兼人財開発コンサルタントとして活動。企業の新卒採用・育成を支援している。
