会議をより活性化させるには？マンネリ化した会議を改善する方法を紹介

こんにちは、ヤマチユナイテッド石崎です。

皆さんの会社では、日々の業務の中でどんな「会議」を行っているでしょうか。

規模は大小さまざま、テーマもいろいろだと思いますが、惰性でやっている会議はありませんか？

慣例として「集まること」が目的にすり替わり、会議がマンネリ化しているのに誰も改革を言い出さないのでそのままになっている...というケースもよく耳にします。

いま一度会議の意義を見直し、改善すべき部分を改善しつつ会議の活性化を図りましょう。

目次

1. 会議の何が重要か？活性化させるべき理由とは？
2. 会議の活性化に向けて押さえるべき6つのポイント
3. マンネリ化した既存の会議の見直しと活性化のための再設計
4. 会議を活性化させるに盛り上がる会議の特徴も知っておこう
5. 全員参加・全員発言で会議を活性化し、次世代教育にも活用を

会議の何が重要か？活性化させるべき理由とは？

当グループにとって、会議は非常に重要度の高い業務となっています。

なぜなら、会議の良し悪しは経営や組織運営、業績に直結すると考えているから。

会議を開くにあたっては「目的」や「狙い」が必要です。

上位層であれば、重要事項や方針・方向性を決定する。

現場に近いところであれば、普段の行動計画や行動方針を設定するといったことになりますね。

会社として、組織として何を目指すか、そのために社員一人ひとりがどのように行動すべきかといったことがすべて会議で決まるといえば、その重要性を理解していただけるでしょうか。

また、そもそも「良い会議」とするには、会社全体もしくは事業部単位の組織図がしっかり設計されていることが前提です。

この場合の組織図とは指示命令系統を指します。

つまり会議で決まったことがしっかり社内もしくは部署内に正しく伝わり、スムーズに行動に落とし込めるような状態であればこそ、会議の意義がより濃くなるのです。

「会議の設計」と「組織の設計」は会社経営をうまく進めるための両輪といっても良いでしょう。

会議がマンネリ化すると業務としての重要度も下がって当然。

「社員数人が阿吽の呼吸でやっているから会議がなくても回る」というのであればそれでも良いですが、組織マネジメントの観点からすると会議は必須であると考えています。

社員同士あるいは部署間の相互理解や価値観共有、それらによって全体感が醸成されるのも会議のメリットの一つ。

惰性で集まってお決まりの報告・連絡の後、ちょっと雑談して終わりでは非常にもったいないのです。

会議は会社のあらゆることを決定する正式な場でもありますから、活発な意見交換によって業績・業務の向上を図る機会として活用しなければなりません。

会議の活性化に向けて押さえるべき6つのポイント

マンネリを打破し、会議を活性化するためには次の6つのポイントを押さえましょう。

1. 会議の目的を明確にする
2. 会議の狙いを再確認する
3. 会議をスムーズに進めるための準備をする
4. 会議参加のルール（心構え）を決める
5. 会議の重要性や運営の仕方を社員に教育・徹底する
6. 社員中心に会議進行ができるようになるまで上位者が実地指導を十分に行う

一つづつ、解説していきます。

1.会議の目的を明確にする

まず、何のために行う会議であるかをはっきりさせることが重要です。

会議の目的によって、どの階層のどんな人が集まるか、メンバーの選定も変わってきます。

例えば「進捗確認」「対策決定」「議論」「ブレインストーム」「決定・承認」といったようにやりたいことがあるはずなので、目的の位置付けを行ってください。

また、会議の目的がメンバー間で共有できていないと何のために集まっているかわからず、参加する側の姿勢も揃いません。

そうなってしまうと会議に参加しても「どう発言すべきか」「この場で行われていることをどう受け止めればいいのか」と迷い、温度差が生まれる原因にもなります。

時には会議が教育訓練の場としての役割を兼ねることもあるでしょう。

若手ばかりでなく幹部層であっても、会社組織がどんな決定プロセスを経てどう運営されていくか、会議を通じて知ることは大事だと思っています。

2.会議の狙いを再確認する

「目的」と「狙い」とは近いような感じがするのですが、ここでの狙いは「意義」というような意味合いですね。

せっかく顔を合わせ、時間を使って行う会議ですから、「価値観、判断基準の共有をそこでしよう」ということがまず一つ挙げられます。

これには上意下達、またはその場での意思統一の2つの意味があると思っています。

社長は幹部層に自分の考え方や決定プロセスを会議の場を通じて共有できるので、その後の次席以下の人たちが社長に代わって判断できるようになっていくというところが大切。

ここに時間をかけないでトップダウン会議をしているだけであれば参加メンバーは大変だろうし、会議自体も面白くならないということにも当然なるでしょうね。

最終的に、トップはそこから身を引いていけるようになるのが一番良いのです。

トップとは社長だけでなく、議長あるいはその会議の管理者の立場にある人もそうです。

いずれは次のステップの会議に参加すべきなのに、いつまで経っても今の会議を管理監督しないといけないのでは進歩がない。

そこを抜け出すためには出席者全員で意思統一しつつ次を育てて、権限移譲していかないとなりません。

時間はかかりますが、会議の活性化、ひいてはスムーズな組織運営において非常に大切な要素です。

そして、意思統一と似ていますが、思考様式と情報の共有をすることも大切。

社内における諸々の事象に対する考え方や感覚を情報とともに共有する...言い換えれば、会議はコミュニケーションと相互理解の場でもあります。

また、共通の行動規範作りもポイントです。

業務の上で「やっていい範囲」を決めておけば、逆に会議で決まっていないことに対しては「これ以上はちょっと待って」と線を引けるのです。

1対1の立ち話みたいな非公式の場で「よし、それいいね」なんて決めてしまって、いきなり「決まったからやるぞ」と他の社員に命じても良い結果には繋がりません。

「いいね」と思うアイデアが出たら、ある程度の方向性を事前に打ち合わせた上で一旦会議にかけ、参加者全員で情報共有して了承を得る。

物事を決める時にはこうやって会議を利用するのが正解です。

3.会議をスムーズに進めるための準備をする

会議をスムーズに進めるための準備として、以下の10項目を挙げてみました。

1. 資料と議題を事前に提示する
2. 議長とは別に進行役（ファシリテーター）を置く
3. 事前に上位者の意見を聞く、根回しをして協力的に行う
4. 議題主旨を十分に説明をする
5. 議事録は1人がとり、最後に確認し、全員へ配布する（議事録は報告書として作成することで中身が充実する）
6. 会議のルール（心構え）を守らせる
7. 終了時間を決める、時間の経過を確認しながら進める
8. 発言者に顔を向け、関心を持つ
9. 脱線発言を封じる
10. 決定事項には全員が従う（期日と担当者を決める）

会議の準備がおろそかだと、突然その場で「このテーマについて決めてください」と言っても、参加者が十分に考えることできないため時間がかかります。

「結局決められない」「浅い議論で決まってしまう」では意味がありません。

入念な準備をしてスムーズに進行することで、深い議論が可能となります。

また、会議がつまらなくなるパターンの一つとして「一人がまくし立てるようにしゃべりまくる」というものがありますね。

部下に報告だけさせて上位者が1人で突っ込み、「そういえばあればどうなった」と脱線したり。

そうなるとほかの参加メンバーにとっては受け身の会議にしかなりません。

②の「進行役（ファシリテーター）」には、こういったことを防止する役割を果たしてくれます。

進行役が各人に発言を促し、「最後に社長、いかがですか」と上位者にまとめの意見を求めるようにすると話があちこち分散することなく進められると思います。

また、③で述べているように事前に上位者の意見を聞いておくと方向性が見えてくるので、最終的な落としどころへ持っていきやすくなるはず。

⑤の議事録係は進行役や参加メンバーとは別に1人立てておきたいですね。

議事録を取りながら議論に参加するのはちょっと難しいからです。

議事録係の確保が困難な場合は、メンバー間で持ち回りにしても良いでしょう。

4.会議参加のルール（心構え）を決める

会議に参加するルールといっても基本的なことばかりですが、決めておくと案外便利です。

あえて明文化して周知しておくことで、出席者も注意点を意識して会議に臨むことができるからです。

1. 集合時間を厳守する
2. 議長、進行役の指示に従う（議長、進行役は会議のゴールを想定して議事進行をコントロールする）
3. 自説を固持しない
4. 少数意見、反対意見を聞く（建設的、前向きな意見なら何でも許可）
5. 質疑を嫌わない（厳しい追及に対しても素直に受け入れる風土を作る／質問者は目標達成のためにも自分のことを棚に上げて発言する）
6. 結論を重視する
7. 参加者の立場は公平にする
8. 3分以内発言を意識する（長々と発言、発表しない）
9. 脱線、雑談の糸口を作らない（脱線した際の進行はあらかじめ考えておく）
10. 感情的にならない（会社、他部署、仲間を思いやっての発言をする）
11. 電話中座をしない（顧客第一主義でも会議中は電話をしない・繋がない）
12. 会議も仕事として最優先とする

この中で⑫は特に意識していただきたいルールです。

前項でご説明したように、会議はとても大事な業務ですから、経営における最重要事項であるとしっかり定義付けましょう。

そのため、「会議の日程はちゃんと決めておき、それに合わせてほかの仕事を調整しましょうね」とするわけです。

基本的には時間厳守、遅れる場合は電話で一報入れれば良いとしても「欠席してもかまわない」という空気にしてしまうのは絶対にダメ。

しかし、営業職などになると「今日はお客さんのところへ行かないといけないので、会議には出られません」といったことも、ありますよね。

でもこれを許すと、メンバー10人の会議なのにいつも4人くらいしか集まらない...なんてことも。

それではまったく意味がなく、そもそも会議が成立しません。

また、⑪で触れている電話中座も、本当に緊急でやむを得ない場合はともかく、極力しないこと。

今や携帯に連絡が入ることの方が多いかもしれませんが、会議中はできるだけ集中して議論に参加するのが望ましいです。

「当たり前のルールでも決めておくと便利」というのはこういうところで、「会議は一番重要なのだ」と意識して臨んでもらうためにも、ルールが浸透するまではA4の紙1枚でも良いですから、プリントして会議室に掲示しておくこともおすすめです。

5.会議の重要性や運営の仕方を社員に教育・徹底する

上位者から順番に意識改革を行い、会議を通じて社員に会議の重要性や運営の仕方を伝えていくべきポイントです。

これまで出てきた会議の目的や狙い、心構えといったことをきちんと伝えることで社員が中心となって会議を運営できるようにするための下地を作っていきます。

6.社員中心に会議進行ができるようになるまで上位者が実地指導を十分に行う

会社の規模にもよりますが、社長中心で会議しているようなところだとトップダウンになりがちです。

どう仕切るか、どうまとめるかを見せる目的があれば最初はそれでも良いですけれど、いつまでも同じでは社員が育ちません。

1～5のポイントを押さえた会議であれば、参加メンバーは回数を重ねるごとに上位者の判断基準を自分のものとして身に付けていきます。

最終的に、判断基準の共有ができたら上位者は徐々に会議から引いていき、さらに上層の会議に進む、あるいは幹部にしかできないことをするための時間に充てるべき。

次世代のメンバーは、今後自分たちが会議を運営するのだということを意識し、上位者の判断基準を会得しようという姿勢で臨んでほしいものです。

もちろん、任せてみて全然ダメだとなったら上位者が戻れば良いだけの話。

会議のやり方を見せて引いてみるということを根気強く続けてみてください。

社長はじめ上位層の皆さんは年に1回、業務整理の一環として、それぞれの会議について本当に自分が参加する必要があるか見直しましょう。

マンネリ化した既存の会議の見直しと活性化のための再設計

自社の会議がマンネリ化していると感じるなら、既存の会議を見直し、再設計する際のポイントを確認してみましょう。

また、会議の活性化を図るために知っておきたいこととして、盛り下がる会議・盛り上がる会議の特徴もご紹介します。

既存の会議を見直し・再設計する際のポイント

ポイント①会議の種類を決定する

会議の種類や運営方法を見直すために、まずは上層部から現場に近いところまで、社内で行われている会議すべてを一覧表にして仕分けしましょう。

年1回、経営計画を作るときにセットにして行うようにすると習慣化しやすいです。

会議の種類別に分類した例をご紹介します。

• 全社員を対象としたもの（経営情報の確認）

  （例）全体会議、全体朝礼、経営計画発表会、経営計画進捗報告会

• 階層別に設けるもの（意思決定・業績や重要事項の協議・検討・承認）

  （例）役員会議、経営会議、幹部会議、部課長会議

• 部門別に設けるもの（業績管理・タテの情報共有）

  （例）事業部会議、部門会議、業績検討会議、分課会、部門朝礼

• 機能別に設けるもの（ヨコ・ナナメの情報共有）

  （例）各委員会会議、プロジェクト会議、実務者連携会議

社内で行われているすべての会議について、目的や役割に沿ってちゃんと設計・設置されているか見ていくと、中には廃止したり統合したりして良いものも出てくるでしょう。

現場に近いところでは会議を行うための「前会議」も必要ですが、その半面、無駄に思える会議は「部門別に設けるもの」に多く出てくる傾向があるかなという気がします。

であれば部門別の会議では何をまとめて、それを全社の経営会議なのか、役員会議なのか、幹部会議なのか、どこに報告すべきものか、そこを再検討する。

それがきちんと決まれば、会議で何を扱うかが連動して決まります。

情報をまとめとして吸い上げるために、どんな会議が必要になるか...と、ブレイクダウンしていくイメージですね。

業績管理系と意思決定系で設計ツリーを作って見ていくのも良いでしょう。

会議での決定を伝えるための指示系統がつながっているか、漏れがないかを確認して、いわば点検をするわけです。

こうして会議の種類を仕分けてみると、「けっこう別の会議で同じようなことをやっているな」といったことに気付くことがあるんですよ。

あるいは「昔からやっている会議だから」と、惰性で集まって雑談して終わり...こんな風に役割を終えている会議もあるはずです。

こうして社内の会議を俯瞰して見ていき、必要に応じて廃止・統合をして整理するとスッキリします。

繰り返しますが、会議は一番重要な業務で、会議に参加することは大きな意味での経営参加です。

そのため、社員全員参加のシステム経営を行っている当グループでは、会議を重要視しているのです。

一方的な情報発信・情報共有はいくらでもできますが、会議はやはりリアルな場。

会議で伝えたことを相手がしっかり理解できたかどうか、情報をどういう姿勢で受け取っているかといったことを「Face to Face」で把握できることも、会議が重要だと考える理由の一つです。

まだこのような共通理解ができてないという段階なら、最初のうちは逆に会議が多くても良いですし、時間も長くてかまいません。

回を重ねながらどんどん見直しをかけ、お互いスムーズに物事を決められるようになり、決めるべきことも少なくなってきたとなってくると会議がどんどん効率化され、会議の質も上がってくるので、そこを目指しいただければと思います。

ポイント②会議の運営の方法を決定する

会議の骨子を組み立てるため、以下のようなことを決めていきましょう。

• 会議の目的
• 会議の主要テーマ（議題）、定例アジェンダ
• 会議の参加者
• 会議の開催方法
• 開催日時（頻度）
• 議長、進行役（ファシリテーター）
• 書記などの役割分担

特にアジェンダの設定は、会議の目的達成とスムーズな運営を図るために重要です。

定例の基本アジェンダは、議事録フォームの冒頭に記載し続けましょう。

また、定例会議は毎週何曜日と決めたら基本的には変えないことも大切。

特に重要な会議はメンバー同士ですり合わせの上、年間スケジュールとして確定し、行事予定表に入れ込みます。

メンバー全員参加が原則ですから、誰かが欠席せざるを得ない場合はリスケ（スケジュールの再調整）するくらい重要なものと捉えてください。

どうしても調整できない場合は、「決まった内容については文句を言わないでくださいね」と委任を承諾してもらいます。

ドタキャンなんかはもってのほか。

こういうことがだらしなくなってくると、会議自体の位置付けがどんどん低くなっていくので、厳格に運営することを意識しましょう。

ひとまずここまでやれば、マンネリ化していた会議がきちんと回るようになるはずです。

会議を活性化させるに盛り上がる会議の特徴も知っておこう

会議の活性化を図るために、盛り下がる会議、盛り上がる会議の特徴を紹介します。

＜良くない例：盛り下がる会議＞

• 主催者や一部の参加者だけが発言し、ワンマンショーになっている
• 議論に必要な情報が共有されていない
• 原因分析は必要だが、過去ばかりつついて建設的・前向きな議論ができていない
• 前月や先週の報告で時間が大幅に過ぎる
• 毎回、何も決まらない

議論に必要な情報の共有は事前情報として持っておくべきですし、原因分析は各部署なりの前会議でやっておかなければなりません。

でないと過去の報告にばかり時間がかかり、決めるべきことが何も決まらないという結果になってしまいます。

前会議で行った原因分析に基づいて対策が打たれている状態で参加していれば「すでにこのような対策をしています」という報告ができるので、よりスムーズで建設的な議論ができるのです。

＜良い例：盛り上がる会議＞

• 会議の目的が明確で、参加メンバーの会議に臨む姿勢が整っている
• この会議で何を話し合うべきかが意思統一できている
• 全員発言がある（ワーク形式の活用）
• 全体最適の意義がある
• メンバー同士の理解が深い（事業について）

ワンマンショーを防ぐためにも、全員発言は必須のルールとして定めて良いと思います。

部署同士の会議だと自部署の調子が悪い時はなかなか他部署に意見しにくいものですが、そこは先述の会議参加のルールに沿って「自分のことは棚に上げて」発言をしましょう。

他部署のため、ひいては会社全体のためという意識で会議に臨むことが大切です。

「ワーク形式の活用」とは、お題に対してまず個別に考え、次に2人でペアを組んで考えたことを話し合い、さらにその内容を全体に発表するというやり方です。

この方法なら、「個人で発言しにくい」と感じる人からでも必ず何かしらの意見を引き出すことができ、参加メンバーの主体性が上がって全員が主役として議論を進められます。

盛り下がる会議・盛り上がる会議の特徴を確認し、盛り上がる会議を目指していきましょう。

全員参加・全員発言で会議を活性化し、次世代教育にも活用を

組織として何を目指すか、そのために社員一人ひとりがどのように行動すべきかといったことはすべて会議で決まります。

ひいては経営も業績も会議の良し悪しによって決まる、だからこそ重要なのです。

また、会議は会社のあらゆることを決定する正式な場でもありますから、活発な意見交換によって業績・業務の向上を図る機会として活用しなければなりません。

会議の活性化に向けて抑えるべきポイントは6つ。

1. 会議の目的を明確にする
2. 会議の狙いを再確認する
3. 会議をスムーズに進めるための準備をする
4. 会議参加のルール（心構え）を決める
5. 会議の重要性や運営の仕方を社員に教育・徹底する
6. 社員中心に会議新港ができるようになるまで上位者が実地指導を十分に行う

最終的に上位者は徐々に引いていき、次の世代に引き継ぐことを常に意識しておくことが重要です。

マンネリ化している会議を見直すには、既存の会議を一覧化して仕分け、改めて「何の目的で」「どんな会議が必要か」を再確認した上で会議の種類を決定すること。

この際、階層ごとに指示命令系統がしっかり連携しているかというところもチェックポイントになります。

そして、それぞれの会議における運営方法を決定します。

次のことをしっかり決めていってください。

• 会議の目的
• 主要テーマ（議題）
• 定例アジェンダ
• 参加者、開催方法
• 開催日時（頻度）
• 議長と進行役（ファシリテーター）
• 書記　など

会議のメンバーは基本的に全員参加が原則。

会議に欠席せざるを得ない場合はリスケするくらい会議は重要な業務であると、メンバー間で徹底しましょう。

会議活性化のために「盛り上がる会議」の特徴についても、ぜひ知っておいていただきたいです。

今回ご紹介した会議活性化のノウハウは、当グループが採用しているシステム経営・管理会計・経営公開の手法と組み合わせるとより効果的です。

私たちが主催する「連邦・多角化経営実践塾」では、さまざまなテーマの講義を通じて皆さんの経営のお手伝いをしたいと考えております。

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