山地タカクカ研究室 ~経営基盤の更なる安定と飛躍を目指す多角化経営プログラム~

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会議の前に2人1組で意見を出し合う

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こんにちは。

多角化研究室 理事長の山地です。

今回は、弊社で取り入れている「ワーク型会議」のやり方について

お話したいと思います。

 

ワーク型会議とは、いわゆる「ワークショップ」をベースにした会議です。

一方的な情報伝達ではなく、参加者が自ら主体的に参加し、思考することで、

学び合ったり、気づきを得たりすることを目的とします。

 

当社のグループ経営推進会議の場合、次のような手順で行います。

まずは各事業部の業績を検討する前に、会議の資料を読み込むためのシンキングタイムを設けます。

これまでは各事業の責任者が口頭で報告書を読み上げていたのですが、

それだけでもトータル40~50分はかかります。

すでに書いてあることをただ読み上げるのは時間がもったいないですし、議論も深まりません。

 

そこで、現在の会議では、それぞれの事業部の現状や前年比・目標比の数値、

課題、対策などをA4用紙1枚にまとめた資料を配布し、参加者はその場で目を通します。

原則として1事業1枚なので、分量的には20数枚。

事業責任者は他の事業のこともある程度は理解しているので、

数字や要点を拾って読んでいけば、5~10分で把握できるボリュームです。

 

資料に目を通していると、「あの事業は苦戦しているようだ」

「あの事業部は先月も同じ対策を書いていた。もっとこんな戦略をとったほうがいいのではないか」

「この事業部はこんな面白いことをやっているのか。うちの事業部でも真似できるかも」

といったものが見えてきます。つまり、インプットを通じて、自分の頭を使って考える時間をとるのです。

 

ちなみに、考える時間を確保するために資料を前日に配布するのが一般的ですが、

あまりいい方法だとは思っていません。余裕をもって資料がすべてそろえば、

事前に考察する時間もとれますが、20以上の事業部があれば、

ギリギリに提出してくる者が出てきます。

 

そうなると、しだいに締め切りが後ろ倒しになり、

前日の夜中になって資料が手元に届くこともあります。前日の夜に資料が届いても読むのは億劫ですし、

お酒を飲んでしまっていれば目を通すことはできません。

そのような経験則から、当社では前日ではなく、

当日の会議中に集中して資料を読む時間をとるようにしたのです。

 

シンキングタイムが終わったら、参加者が2人1組のペアになって、

報告書に対する意見やアイデアを出し合います。これがワークショップ形式の肝です。

会議の出席者が20数人もいると、意見やアイデアがあっても、

委縮して発言できないケースがあります。しかし、2人きりだと、ためらわずに意見が出てきます。

 

「○○事業が前年比割れしているのは問題じゃないの?」

「それもそうだけど、○○事業も問題だよね。私ならこんな対策をとるかな」

というように、他の事業部に対するさまざまな意見が表面化します。

 

ワークショップの時間は5~10分ほど。ディスカッションするテーマは、

自分の事業部やペアを組んだ相手の事業部のことでなく、

他の事業部のことでもかまいません。とにかく、気づいたことを口に出してもらう。

場合によっては、違う人とペアを組んで、もう1セットやることもあります。

そうすることで、従来の会議では表に出てこなかった意見がどんどん出てくるようになります。

そうしたステップを踏んでから、いよいよ参加者全員で各事業部について話し合います。

ワークショップをすることでコメントするハードルが心理的に下がるのか、

それぞれの事業部について意見を求めると、参加者が不思議と意見やアイデアを出してくれます。

 

私が「○○事業部についてはどう?」と尋ねると、

「こういう意見が出ました。このようなやり方をしたほうがいいのではないでしょうか、

と発言してくれるようになったのです。これはワーク型会議を導人してから、大きく変わった点です。

 

いかがでしたでしょうか。

皆様の会議では活発な意見交流がされていますでしょうか?

次回は、ワーク型会議が「横」の連携を生むということについてお話したいと思います。

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